Terminmanagement in der Arztpraxis: Wartezeiten reduzieren und No-Shows verringern
14.09.2026
Ein Patient kommt zehn Minuten zu spät, die Behandlung davor dauert länger als vorgesehen und ein Akutfall muss kurzfristig dazwischengeschoben werden. Am Nachmittag erscheint ein anderer Patient gar nicht zu seinem Termin. Für sich genommen sind das ganz normale Situationen. Im Zusammenspiel können sie einen sorgfältig geplanten Praxistag schnell verändern.
Wie lässt sich ein Terminplan gestalten, der mit solchen Abweichungen umgehen kann? Welche Terminarten braucht eine Praxis wirklich? Wie viel Puffer ist sinnvoll? Was hilft gegen Wartezeiten und No-Shows? Und wann erleichtern digitale Terminbuchung, Erinnerungen und Wartelisten den Alltag tatsächlich?
Dieser Beitrag zeigt, worauf es bei einem funktionierenden Terminmanagement in der Arztpraxis ankommt – von der richtigen Einordnung eines Patientenanliegens über realistische Terminzeiten bis zum Umgang mit Verspätungen, kurzfristigen Absagen und No-Shows.
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Mit myCASY© unterstützt trilogIQa Arztpraxen dabei, ihre Abläufe zu analysieren, Engpässe zu erkennen und praxistaugliche Zielprozesse zu entwickeln. Auf dieser Grundlage wird geprüft, welche organisatorischen und digitalen Lösungen das Praxisteam tatsächlich entlasten, und dann beginnt die Umsetzung.
Was gutes Terminmanagement in der Arztpraxis leisten muss
Kein Praxistag läuft exakt nach Plan. Behandlungen dauern unterschiedlich lange, Patienten verspäten sich, Akutfälle entstehen und Termine werden kurzfristig abgesagt.
Gutes Terminmanagement in der Arztpraxis schafft dafür einen verlässlichen Rahmen.
Drei Aufgaben stehen dabei im Mittelpunkt:
- Vermeidbare Störungen reduzieren, etwa falsche Terminarten, zu knapp geplante Behandlungszeiten oder fehlende Unterlagen.
- Typische Schwankungen berücksichtigen, beispielsweise unterschiedliche Behandlungsdauern oder regelmäßig auftretende Akutfälle.
- Handlungsmöglichkeiten für Abweichungen schaffen, damit das Team auf Verzögerungen, Ausfälle und freie Kapazitäten reagieren kann.
Ein stabiler Terminplan verträgt damit auch Veränderungen. Eine einzelne Abweichung sollte möglichst nicht dazu führen, dass sich der gesamte weitere Tagesablauf verschiebt.
Wie gut das gelingt, hängt bereits davon ab, wie Termine überhaupt vergeben werden.
Gute Terminplanung beginnt mit dem Anliegen des Patienten
Bei der Terminvereinbarung wird ein wichtiger Teil des späteren Ablaufs in der Praxis festgelegt.
Die Praxis muss einschätzen, welche Art von Termin der Patient benötigt, wie viel Zeit voraussichtlich erforderlich ist und welche Ressourcen zur Verfügung stehen müssen.
Je nach Fachrichtung können dafür unterschiedliche Informationen relevant sein:
- Worum geht es?
- Wie dringend ist das Anliegen?
- Handelt es sich um eine Erstvorstellung oder einen Folgetermin?
- Ist besondere Diagnostik erforderlich?
- Muss ein bestimmter Behandler verfügbar sein?
- Werden spezielle Räume oder Geräte benötigt?
- Muss der Patient etwas vorbereiten oder mitbringen?
Ein Beispiel zeigt, wie sich eine unpassende Einordnung auswirken kann.
Ein Patient bucht einen Kontrolltermin. Beim Gespräch stellt sich heraus, dass ein neues gesundheitliches Problem besteht, das ausführlicher besprochen und zusätzlich untersucht werden muss. Für den Termin wurden 15 Minuten vorgesehen, tatsächlich werden 30 Minuten benötigt.
Die zusätzliche Zeit entsteht während der Behandlung. Der Ausgangspunkt liegt jedoch bereits bei der Terminvereinbarung.
Eine gute Abfrage soll deshalb genau die Informationen liefern, die für Terminart, Dauer, Behandler und notwendige Ressourcen relevant sind.
Der Patient muss die Terminlogik der Praxis nicht kennen
Für das Praxisteam sind Unterschiede zwischen Erstvorstellung, Kontrolle, Diagnostik, Akuttermin und verschiedenen Behandlungsarten selbstverständlich.
Patienten kennen diese interne Struktur häufig nicht. Aus ihrer Sicht lautet das Anliegen meist viel einfacher:
„Ich habe ein Problem und brauche einen Termin.“
Die Praxis übersetzt dieses Anliegen in die eigene Terminstruktur. Dafür können wenige verständliche Fragen ausreichen:
Worum geht es bei Ihrem Termin?
Bestehen akute Beschwerden?
Waren Sie mit diesem Anliegen bereits bei uns?
Je nach Antwort können weitere Informationen notwendig werden.
Dabei hilft ein einfaches Prinzip: Jede Frage während der Terminvereinbarung sollte Einfluss auf die weitere Entscheidung haben. Informationen, die erst später benötigt werden, können auch später erhoben werden.
Dieser Gedanke ist besonders für die Online-Terminbuchung wichtig. Patienten sollten möglichst einfach ihr Anliegen beschreiben können. Die Zuordnung zur passenden Terminart übernimmt anschließend die dahinterliegende Logik.
Welche Terminarten braucht eine Praxis?
Terminarten helfen dabei, unterschiedliche Behandlungsbedarfe sinnvoll im Kalender abzubilden.
Je nach Praxis können beispielsweise unterschieden werden:
- kurze Kontrolltermine
- reguläre Behandlungstermine
- Erstvorstellungen
- diagnostische Termine
- Akuttermine
- komplexere oder individuell zu planende Behandlungen
Eine allgemeingültige Liste gibt es dafür nicht. Fachrichtung, Leistungsangebot und Praxisorganisation bestimmen, welche Einteilung sinnvoll ist.
Hilfreich ist die Frage: Welche Unterschiede sind für unsere Planung tatsächlich relevant?
Eine eigene Terminart kann sinnvoll sein, wenn sich Dauer, Behandler, benötigte Geräte, Räume oder die Vorbereitung unterscheiden. Führen dagegen mehrere Buchungsgründe zum gleichen Ablauf mit gleicher Dauer und denselben Ressourcen, kann eine Zusammenfassung die Terminstruktur vereinfachen.
Zu wenige Terminarten können ebenfalls Schwierigkeiten verursachen. Eine kurze Kontrolle und eine komplexe Erstvorstellung benötigen häufig ganz unterschiedliche Zeitfenster.
Die Terminstruktur sollte deshalb so einfach wie möglich bleiben und gleichzeitig die relevanten Unterschiede des Praxisalltags abbilden.
Wie realistisch sind die geplanten Terminzeiten?
Viele Schwierigkeiten im Terminplan zeigen sich zunächst als Zeitproblem. Eine Praxis plant beispielsweise regelmäßig 15 Minuten für eine bestimmte Terminart ein. Im Alltag benötigt diese Behandlung häufig 20 oder 25 Minuten. Dann entsteht die Verzögerung bereits durch die Planung.
Ein Vergleich zwischen geplanter und tatsächlicher Dauer kann schnell Klarheit schaffen. Dabei sind zwei Situationen besonders interessant.
Eine Terminart dauert regelmäßig länger als vorgesehen.
Dann sollte die geplante Terminlänge überprüft werden.
Die Dauer einer Terminart schwankt stark.
Ein Patient benötigt vielleicht zehn Minuten, ein anderer 30 Minuten. Diese Schwankung muss bei der Gestaltung des Tagesplans berücksichtigt werden.
Gerade diese zweite Situation ist im medizinischen Umfeld wichtig. Viele Behandlungen lassen sich nur begrenzt auf die Minute vorhersagen. Eine Praxis sollte deshalb wissen, welche Termine relativ konstant dauern und bei welchen größere Abweichungen zum normalen Verlauf gehören.
Wie viel Puffer braucht eine Arztpraxis?
Eine pauschale Pufferzeit für alle Arztpraxen wäre wenig hilfreich. Der notwendige Spielraum hängt von Fachrichtung, Terminarten, Akutaufkommen und den tatsächlichen Schwankungen der Behandlungszeiten ab.
Bei einer regelmäßig zu knapp geplanten Terminart liegt der erste Ansatzpunkt bei der vorgesehenen Dauer. Wenn eine Behandlung im Alltag meist 25 Minuten benötigt, sollte sich diese Erfahrung auch im Kalender widerspiegeln.
Puffer werden vor allem dort interessant, wo sich Schwankungen nur begrenzt vermeiden lassen.
Ein kurzer Kontrolltermin kann möglicherweise sehr zuverlässig geplant werden. Bei einer komplexen Erstvorstellung ist vorab weniger genau abzusehen, wie umfangreich Gespräch, Untersuchung und Diagnostik werden.
Auch die Position des Spielraums innerhalb des Tages kann wichtig sein. Eine Praxis mit regelmäßigem Akutaufkommen benötigt möglicherweise gezielt freie Kapazitäten zu bestimmten Zeiten.
Eine hilfreiche Frage lautet daher: An welchen Stellen unseres Terminplans entstehen regelmäßig Schwankungen, die wir auffangen müssen?
Die Antwort sollte möglichst aus dem tatsächlichen Praxisablauf kommen.
Woher kommen Wartezeiten in der Arztpraxis?
Wartezeiten sind für Patienten in der Arztpraxis unmittelbar spürbar. Die Ursachen können an ganz unterschiedlichen Stellen liegen.
Der vorherige Termin dauert länger. Ein Patient kommt verspätet. Ein Befund fehlt. Eine ungeeignete Terminart wurde gebucht. Ein notwendiger Raum ist belegt. Ein Gerät steht noch nicht zur Verfügung. Ein Akutfall kommt hinzu.
Für Verbesserungen lohnt sich deshalb ein genauerer Blick auf die Ursache. Fehlt beispielsweise bei einer bestimmten Untersuchung regelmäßig ein notwendiger Vorbefund, kann der Vorbereitungsprozess überprüft werden. Benötigt ein Patient aufgrund einer unerwarteten medizinischen Entwicklung mehr Zeit, gehört diese Schwankung zum Behandlungsalltag. Der Terminplan sollte genügend Möglichkeiten bieten, damit umzugehen.
Die reine Information, dass ein Patient 20 Minuten gewartet hat, hilft deshalb nur begrenzt.
Interessanter ist: Warum sind diese 20 Minuten entstanden?
Erst daraus ergibt sich, wo die Praxis sinnvoll ansetzen kann.
Was passiert, wenn der Terminplan ins Rutschen gerät?
Hier zeigt sich, wie gut das Terminmanagement im Alltag funktioniert. Eine Behandlung dauert 20 Minuten länger als vorgesehen. Die nächsten Patienten sind bereits da. Jetzt muss das Team reagieren.
Dabei ist es hilfreich, wenn folgende Fragen bereits vorab geklärt sind:
- Ab wann werden wartende Patienten informiert?
- Wer behält größere Verzögerungen im Blick?
- Gibt es Zeitfenster, mit denen Verzögerungen aufgefangen werden können?
- Welche Termine lassen sich gegebenenfalls anpassen?
- Wer entscheidet bei größeren Veränderungen?
- Wie werden Akutfälle in den bestehenden Ablauf integriert?
Dabei braucht nicht jede Situation eine detaillierte Arbeitsanweisung. Wichtig ist vor allem, dass das Team eine gemeinsame Vorstellung davon hat, wie mit typischen Abweichungen umgegangen wird. Sonst beginnt bei jeder Verzögerung die gleiche Abstimmung von vorne: Wer entscheidet? Wen informieren wir? Kann dieser Patient noch eingeschoben werden? Was machen wir mit dem nächsten Termin?
Klare Handlungsmöglichkeiten reduzieren diesen Abstimmungsbedarf und erleichtern es, den Tagesablauf wieder einzufangen.
Patienten bei Verzögerungen frühzeitig informieren
Zum Umgang mit Verzögerungen gehört auch die Kommunikation mit den betroffenen Patienten. Wer seit 20 Minuten im Wartezimmer sitzt und keine Information erhält, kann die Situation kaum einschätzen. Wie lange dauert es noch? Wurde der Termin vergessen? Reicht die Zeit noch für den nächsten eigenen Termin? Eine kurze Rückmeldung schafft Orientierung.
Zum Beispiel:
„Bei uns kommt es heute leider zu einer Verzögerung von ungefähr 20 bis 30 Minuten. Möchten Sie warten oder sollen wir gemeinsam schauen, welche Möglichkeit für Sie am besten passt?“
Der Patient weiß damit, womit er rechnen muss und kann seine eigene Zeit besser planen.
Für die Praxis lohnt es sich, einfache Regeln für solche Situationen festzulegen:
- Ab welcher Verzögerung informieren wir Patienten aktiv?
- Wer übernimmt diese Information?
- Welche Wartezeit können wir realistisch nennen?
- Welche Alternativen können wir bei einer größeren Verzögerung anbieten?
- Wie informieren wir Patienten, die noch nicht in der Praxis angekommen sind?
- Wie gehen wir mit Patienten um, die selbst unter Zeitdruck geraten?
Eine genaue Uhrzeit sollte nur genannt werden, wenn sie realistisch abgeschätzt werden kann. Ein Zeitraum wie „voraussichtlich 20 bis 30 Minuten“ ist häufig hilfreicher als eine Zusage, die wenige Minuten später bereits überholt ist. Eine Verzögerung bleibt zwar eine Verzögerung, gute Kommunikation macht sie jedoch nachvollziehbarer und gibt dem Patienten Orientierung.
Auch digitale Kommunikation kann unterstützen. Ist frühzeitig absehbar, dass sich ein Termin deutlich verschiebt, kann eine Nachricht vor der Ankunft dem Patienten unnötige Wartezeit ersparen. Voraussetzung dafür ist, dass die Praxis Verzögerungen rechtzeitig erkennt und einen passenden Kommunikationsweg etabliert hat.
No-Shows: Warum Patienten nicht zu Terminen erscheinen
Eine andere Form der Abweichung entsteht, wenn ein eingeplanter Patient gar nicht erscheint. Ein solcher No-Show hinterlässt kurzfristig eine freie Kapazität, die häufig nur schwer wieder genutzt werden kann.
Die Gründe dafür sind unterschiedlich. Termine werden vergessen, berufliche oder familiäre Verpflichtungen ändern sich, das ursprüngliche Anliegen besteht nicht mehr oder die Absage ist für den Patienten umständlich. Auch die Zeit zwischen Terminvereinbarung und Behandlung kann eine Rolle spielen. Je weiter ein Termin in der Zukunft liegt, desto mehr kann sich bis dahin verändern.
Für eine Praxis lohnt sich deshalb der Blick auf die eigenen Muster.
Welche Terminarten sind besonders häufig betroffen? Wie lange war der Termin im Voraus gebucht? Gibt es Unterschiede zwischen bestimmten Wochentagen oder Uhrzeiten? Werden Patienten erinnert? Wie einfach können sie absagen?
Aus diesen Informationen können konkrete Maßnahmen entstehen.
Was hilft gegen No-Shows?
Terminerinnerungen gehören zu den naheliegenden Möglichkeiten. Eine SMS, E-Mail oder Nachricht über ein Patientenportal macht einen bevorstehenden Termin noch einmal sichtbar. Gleichzeitig kann sie dem Patienten die Möglichkeit geben, rechtzeitig zu reagieren.
Mindestens genauso wichtig ist eine einfache Möglichkeit zur Absage oder Umbuchung. Wer einen Termin nicht wahrnehmen kann, sollte dies möglichst unkompliziert mitteilen können. Eine digitale Absage kann hier einen deutlichen Vorteil bieten, weil sie unabhängig von den Telefonzeiten der Praxis möglich ist.
Für die Praxis zählt dabei vor allem der Zeitpunkt der Information. Je früher eine Absage bekannt ist, desto größer ist die Chance, den Termin erneut zu vergeben. Ein abgesagter Termin ist damit zunächst eine frei gewordene Kapazität, mit der die Praxis weiterarbeiten kann.
Wartelisten und kurzfristige Nachbesetzung
Eine Warteliste kann helfen, solche freien Kapazitäten zu nutzen. Darin werden beispielsweise Patienten erfasst, die gerne früher behandelt werden möchten und kurzfristig verfügbar sind.
Damit eine Warteliste im Alltag funktioniert, müssen einige Punkte geklärt sein.
Welche Patienten passen zu dem frei gewordenen Termin? Wie werden sie kontaktiert? Wie lange wartet die Praxis auf eine Rückmeldung? Wie wird der Termin weiter angeboten, wenn niemand reagiert?
Auch die Terminart spielt dabei eine wichtige Rolle.
Eine kurzfristig freigewordene halbe Stunde kann nur mit einem Patienten sinnvoll belegt werden, dessen Anliegen in dieses Zeitfenster und zu den verfügbaren Ressourcen passt. Damit hängt auch eine gute Nachbesetzung wieder von einer klaren Terminstruktur ab.
Digitale Systeme können Wartelisten, Benachrichtigungen und Nachbesetzung automatisieren. Besonders hilfreich werden sie, wenn die Regeln für die Zuordnung vorher eindeutig festgelegt wurden.
Ist Überbuchung eine sinnvolle Lösung?
Manche Praxen gleichen erwartete No-Shows durch gezieltes Overbooking aus. Wenn erfahrungsgemäß ein bestimmter Anteil der Patienten nicht erscheint, werden zusätzliche Termine vergeben. Das kann die Auslastung erhöhen. Gleichzeitig entsteht ein Risiko: Erscheinen alle Patienten, treffen mehr Behandlungen auf die vorhandene Kapazität als ursprünglich vorgesehen. Bei stark schwankenden Behandlungsdauern wird dieser Effekt noch schwieriger planbar.
Vor dem Einsatz von Overbooking lohnt es sich deshalb, zunächst die eigenen No-Shows genauer zu verstehen. Erinnerungen, einfache Absagemöglichkeiten und eine funktionierende Nachbesetzung können bereits einen erheblichen Teil der freien Kapazitäten auffangen.
Anschließend lässt sich anhand der eigenen Daten beurteilen, ob gezieltes Overbooking für einzelne Terminarten sinnvoll sein könnte.
Welche Kennzahlen helfen beim Terminmanagement in der Arztpraxis?
Für gutes Terminmanagement braucht eine Praxis kein umfangreiches Controlling. Einige wenige Kennzahlen können bereits zeigen, wo genauer hingeschaut werden sollte.
Dazu gehören beispielsweise:
- No-Show-Quote: Wie viele Patienten erscheinen ohne vorherige Absage nicht?
- Kurzfristige Absagequote: Wie viele Termine werden erst kurz vorher frei?
- Terminvorlauf: Wie viel Zeit liegt zwischen Buchung und Behandlung?
- Wartezeit: Wie stark weicht der tatsächliche Behandlungsbeginn vom vereinbarten Termin ab?
- Geplante und tatsächliche Behandlungsdauer: Wie gut passen die vorgesehenen Zeitfenster zur Realität?
- Wiederbesetzungsquote: Wie viele frei gewordene Termine können kurzfristig neu vergeben werden?
Bei Behandlungszeiten lohnt sich zusätzlich ein Blick auf die Schwankung. Eine durchschnittliche Dauer von 20 Minuten kann zwei sehr unterschiedliche Situationen beschreiben. In einer Praxis dauern fast alle Behandlungen zwischen 18 und 22 Minuten. In einer anderen dauern manche zehn und andere 30 Minuten. Der Durchschnitt ist gleich. Die Anforderungen an die Terminplanung unterscheiden sich deutlich.
Kennzahlen sollten deshalb helfen, solche Muster zu erkennen und ihre Ursachen zu verstehen.
Wie sinnvoll ist digitale Terminbuchung?
Online-Terminbuchung kann Patienten den Zugang zur Praxis erleichtern und das Team am Telefon entlasten. Die Qualität hängt wesentlich davon ab, wie gut die Terminlogik der Praxis digital abgebildet werden kann.
Dafür sollte klar sein: Welche Anliegen können online gebucht werden? Welche Informationen werden dafür benötigt? Welche Terminart passt zu welchem Anliegen? Welche Situationen erfordern einen persönlichen Kontakt?
Für Patienten sollte die Buchung möglichst verständlich bleiben. Eine Auswahl zwischen zahlreichen internen Terminbezeichnungen kann schnell überfordern.
Einfacher ist eine Führung über das Anliegen: „Worum geht es bei Ihrem Termin?“ Aus den Antworten kann anschließend die passende Terminart bestimmt werden. Bei häufigen und gut beschreibbaren Anliegen funktioniert das meist leichter. Komplexere Fälle können an das Praxisteam übergeben werden.
Eine gute digitale Terminbuchung bildet damit die Terminlogik der Praxis ab und hilft gleichzeitig dabei, Informationen frühzeitig und strukturiert zu erfassen. Sie ist damit ein Beispiel dafür, wie Digitalisierung auf Basis klarer Prozesse sinnvoll unterstützen kann.
Terminmanagement als Teil der Patientenjourney
Die Terminbuchung bildet nur einen Ausschnitt des gesamten Patientenprozesses ab.
Der Weg sieht vereinfacht so aus:
Anliegen → Kontaktaufnahme → Einordnung → Terminvereinbarung → Vorbereitung → Ankunft → Anmeldung → Behandlung → Nachbereitung → weitere Versorgung
Jeder Schritt kann Einfluss auf den weiteren Zeitplan haben.
Eine unpassende Einordnung führt möglicherweise zu einer ungeeigneten Terminlänge. Fehlende Vorbereitung verzögert den Behandlungsbeginn. Ein noch nicht verfügbarer Befund erzeugt Rückfragen. Eine Verzögerung kann anschließend auf die folgenden Patienten wirken.
Für ein gutes Terminmanagement lohnt es sich deshalb, die angrenzenden Prozesse gemeinsam zu betrachten. Viele davon gehören zum täglichen Praxismanagement und beeinflussen, wie reibungslos der gesamte Praxisablauf funktioniert. So wird sichtbar, ob die eigentliche Ursache einer Terminabweichung tatsächlich im Kalender liegt oder bereits früher im Patientenprozess entstanden ist.
Terminmanagement in der Tierarztpraxis
Die grundlegende Logik lässt sich auch auf Tierarztpraxen übertragen. Auch dort müssen Anliegen, Dringlichkeit, Behandlungsdauer und verfügbare Ressourcen zusammengebracht werden. Gleichzeitig gehören unerwartete Entwicklungen zum Behandlungsalltag.
Für die Terminplanung können zusätzlich beispielsweise Tierart und Größe, notwendige Diagnostik, Geräte, Räume, Assistenzbedarf oder eine Vorbereitung durch den Tierhalter relevant sein.
Auch Tierhalter kennen die interne Terminstruktur einer Praxis in der Regel nicht. Eine verständliche Erfassung des Anliegens hilft dabei, die benötigte Zeit und die passenden Ressourcen einzuplanen.
Fazit: Gutes Terminmanagement schafft Orientierung in einem Praxisalltag, der sich nur begrenzt exakt vorausplanen lässt.
Patientenanliegen sollten passend eingeordnet, Terminarten sinnvoll definiert und Behandlungszeiten realistisch geplant werden. Wiederkehrende Störungen können reduziert und typische Schwankungen bereits bei der Planung berücksichtigt werden.
Für Verzögerungen, Absagen und andere Abweichungen braucht das Team gleichzeitig einfache Handlungsmöglichkeiten. So bleibt der Praxisalltag auch dann handhabbar, wenn eine Behandlung länger dauert, ein Akutfall hinzukommt oder kurzfristig ein Termin frei wird.
Ein guter Ausgangspunkt für die eigene Praxis ist die Frage:
Welche Abweichungen bringen unseren Terminplan regelmäßig aus dem Gleichgewicht – und welche davon können wir vermeiden, besser einplanen oder leichter auffangen?
Mit myCASY© das Terminmanagement als Prozess betrachten
Terminmanagement wird im Praxisalltag häufig über den Kalender gesteuert. Viele Ursachen für Wartezeiten, Fehlbuchungen oder freie Kapazitäten liegen jedoch in den Abläufen rund um den eigentlichen Termin.
Mit myCASY© wird deshalb der gesamte Terminprozess betrachtet: von der ersten Kontaktaufnahme über die Terminvereinbarung und Vorbereitung bis zur Behandlung und möglichen Folgeterminierung.
Daraus können konkrete Verbesserungen entstehen: klarere Terminarten, realistischere Zeitvorgaben, bessere Vorabinformationen, sinnvoll platzierte Puffer oder strukturierte Prozesse für Absagen und Nachbesetzungen.
Auf dieser Grundlage lässt sich anschließend gezielt prüfen, wo digitale Terminbuchung, automatische Erinnerungen, Wartelisten oder weitere digitale Lösungen das Praxisteam unterstützen können.
FAQ
Gutes Terminmanagement verbindet Patientenanliegen, passende Terminarten, realistische Behandlungszeiten und verfügbare Kapazitäten. Zusätzlich sollte das Praxisteam wissen, wie es mit typischen Abweichungen im Tagesablauf umgeht.
Zunächst sollte geklärt werden, wodurch Wartezeiten entstehen. Ursachen können zu knapp geplante Termine, Fehlbuchungen, fehlende Informationen, Akutfälle oder stark schwankende Behandlungszeiten sein. Daraus lassen sich gezielte Verbesserungen ableiten.
Terminerinnerungen, einfache Absage- und Umbuchungsmöglichkeiten und eine klare Kommunikation können helfen. Zusätzlich lohnt es sich zu prüfen, bei welchen Terminarten und Vorlaufzeiten No-Shows besonders häufig auftreten.
Eine pauschale Pufferzeit gibt es nicht. Sinnvoll ist eine Analyse der tatsächlichen Behandlungszeiten und der regelmäßig auftretenden Schwankungen. Puffer können anschließend gezielt an den Stellen eingeplant werden, an denen Spielraum benötigt wird.
Terminarten sollten relevante Unterschiede in Dauer, Behandler, benötigten Ressourcen oder Vorbereitung abbilden. Die Struktur sollte für das Praxisteam handhabbar und für Patienten möglichst leicht verständlich sein.
Viele klar definierbare Anliegen lassen sich gut digital buchen. Bei komplexen oder schwer einzuordnenden Fällen kann ein persönlicher Kontakt erforderlich sein. Entscheidend ist eine verständliche Terminlogik im Hintergrund.
Überbuchung kann erwartete No-Shows teilweise ausgleichen, erhöht jedoch die geplante Auslastung. Vorher sollte die Praxis ihre No-Show-Ursachen, Erinnerungen, Absagemöglichkeiten und die kurzfristige Nachbesetzung betrachten.
Hilfreich können No-Show-Quote, kurzfristige Absagen, Terminvorlauf, Wartezeiten, Wiederbesetzungsquote sowie geplante und tatsächliche Behandlungsdauer sein. Besonders aufschlussreich sind wiederkehrende Muster und Schwankungen innerhalb einzelner Terminarten.
