Digitalisierung in der Arztpraxis: Erst Prozesse, dann Tools
07.08.2026
Online-Terminbuchung, digitale Anamneseformulare, Patientenportale oder eine neue Praxissoftware sollen den Arbeitsalltag erleichtern. Trotzdem stellen viele Praxisteams nach der Einführung fest: Das Telefon klingelt weiter, Informationen werden mehrfach erfasst und neben digitalen Anwendungen bestehen weiterhin handschriftliche Listen oder individuelle Zwischenlösungen.
Das liegt nicht zwangsläufig an der Software. Häufig werden unnötig komplizierte oder unklare Abläufe lediglich in ein digitales System übertragen.
Die Digitalisierung einer Arztpraxis sollte deshalb nicht mit der Auswahl eines Tools beginnen. Zuerst müssen die bestehenden Prozesse verstanden, vereinfacht und eindeutig geregelt werden. Erst danach lässt sich beurteilen, welche digitale Lösung den Praxisalltag tatsächlich unterstützt.
Dieser Beitrag zeigt, wie Arztpraxen dabei systematisch vorgehen können: vom richtigen Startpunkt über die Prozessanalyse bis zur Auswahl und Einführung geeigneter Anwendungen.
Über trilogIQa und myCASY©
Mit myCASY© unterstützt trilogIQa Arztpraxen dabei, ihre Abläufe zu analysieren, Engpässe zu erkennen und praxistaugliche Zielprozesse zu entwickeln. Erst auf dieser Grundlage wird geprüft, welche organisatorischen und digitalen Lösungen das Praxisteam tatsächlich entlasten.
Was bedeutet Digitalisierung in der Arztpraxis?
Digitalisierung bedeutet mehr, als Papier durch Software zu ersetzen. Ziel ist es, Abläufe so zu gestalten, dass Informationen zuverlässig verfügbar sind, Aufgaben eindeutig zugeordnet werden und unnötige Arbeit entfällt.
Typische Anwendungsbereiche sind:
- Terminmanagement
- Patientenaufnahme
- Kommunikation mit Patientinnen und Patienten
- medizinische und administrative Dokumentation
- Abrechnung
- interne Aufgabenverteilung
Eine digitale Arztpraxis zeichnet sich jedoch nicht durch möglichst viele Programme aus. Entscheidend ist, ob ihre Abläufe verständlich, aufeinander abgestimmt und im Alltag verlässlich sind.
Ein zusätzlicher digitaler Kanal ist deshalb nicht automatisch eine Verbesserung. Gehen Anfragen gleichzeitig über Telefon, E-Mail, Kontaktformular und Patientenportal ein, kann die Zahl der Unterbrechungen sogar steigen. Entlastung entsteht erst, wenn klar ist, welcher Kanal für welches Anliegen vorgesehen ist und wie die Bearbeitung anschließend erfolgt.
Warum digitale Tools allein häufig keine Entlastung bringen
Viele Digitalisierungsprojekte beginnen mit der Frage:
Welche Software brauchen wir?
Sinnvoller wäre zunächst:
Welches konkrete Problem möchten wir lösen?
Fehlt eine klare Antwort, wird das neue Tool schnell zu einer zusätzlichen Arbeitsoberfläche, ohne den zugrunde liegenden Ablauf zu verbessern. Typische Beispiele sind:
- digital erfasste Daten, die anschließend manuell übertragen werden,
- mehrere Kommunikationskanäle für dasselbe Anliegen,
- online gebuchte Termine, die nicht zum Behandlungsbedarf passen,
- unklare Zuständigkeiten für digitale Anfragen,
- dauerhaft parallel bestehende alte und neue Abläufe,
- Medienbrüche zwischen verschiedenen Anwendungen.
In solchen Fällen wurde zwar ein Teil des Prozesses digitalisiert, der Gesamtaufwand ist aber kaum gesunken.
Ein schlechter Prozess wird durch ein digitales Tool nicht automatisch besser. Er wird häufig nur digital abgebildet.
Das zeigt sich etwa bei digitalen Patientenformularen. Sie sparen nur dann Zeit, wenn Angaben verständlich abgefragt werden, vollständig ankommen und ohne erneute Eingabe weiterverarbeitet werden können. Müssen Mitarbeitende fehlende Informationen nachfordern und Daten manuell übertragen, entsteht keine echte Entlastung.
Arztpraxis digitalisieren: Mit welchem Prozess sollte man beginnen?
Eine Praxis muss nicht alle Bereiche gleichzeitig digitalisieren. Sinnvoller ist es, mit einem klar begrenzten, regelmäßig wiederkehrenden Ablauf zu starten.
Besonders geeignet sind Prozesse, die:
- viel Arbeitszeit binden,
- häufig unterbrochen werden,
- zahlreiche Rückfragen auslösen,
- Wartezeiten verursachen,
- regelmäßig Nacharbeit erzeugen.
Geeignete Startpunkte können die Terminvereinbarung, die Patientenaufnahme, Rezeptanfragen, die Befundkommunikation oder die Dokumentation sein.
Eine hilfreiche Leitfrage lautet:
Welcher Ablauf verursacht im Praxisalltag derzeit den größten Aufwand?
Dabei lohnt es sich, nicht nur auf einzelne große Zeitfresser zu schauen. Auch viele kleine Unterbrechungen summieren sich.
Ein Beispiel sind Rezeptanfragen. Gehen diese telefonisch, per E-Mail, über ein Kontaktformular und persönlich am Empfang ein, müssen Informationen aus verschiedenen Kanälen zusammengetragen werden. Häufig fehlen wichtige Angaben, Rückfragen werden notwendig und der aktuelle Bearbeitungsstand ist für andere Mitarbeitende nicht erkennbar.
Ein klar begrenztes Startprojekt macht solche Probleme überschaubar. Verbesserungen lassen sich schneller testen und Ergebnisse leichter bewerten. Gleichzeitig sammelt das Team Erfahrungen, die später auf weitere Prozesse übertragen werden können.
Vor der Digitalisierung steht die Prozessanalyse
Bevor eine digitale Lösung ausgewählt wird, sollte die Praxis verstehen, wie der betreffende Ablauf heute tatsächlich funktioniert. Entscheidend ist nicht, wie der Prozess laut Regelung ablaufen sollte, sondern was im Alltag wirklich passiert – einschließlich Rückfragen, Unterbrechungen, Übergaben und Zwischenlösungen.
Hilfreiche Fragen sind:
- Wie beginnt der Prozess und wer ist beteiligt?
- Welche Informationen werden benötigt?
- Wo entstehen Wartezeiten oder Rückfragen?
- Wo werden Daten mehrfach erfasst?
- Welche Aufgaben sind nicht eindeutig zugeordnet?
- Welche Übergaben und wiederkehrenden Sonderfälle gibt es?
- Woran erkennt das Team, dass der Vorgang abgeschlossen ist?
Bei der Terminvereinbarung muss beispielsweise das Anliegen eingeordnet, ein passender Termintyp gewählt und die benötigte Dauer berücksichtigt werden. Je nach Behandlung können zusätzlich Räume, Geräte oder Vorbereitungen relevant sein. Der Patient muss anschließend alle notwendigen Informationen erhalten.
Ein Online-Terminbuchungssystem kann nur dann sinnvoll unterstützen, wenn diese Regeln vorher geklärt wurden. Zu allgemeine Termintypen führen zu Fehlbuchungen, zu komplizierte Auswahlmöglichkeiten zu Abbrüchen und fehlende Hinweise zu Rückfragen oder Verzögerungen.
Die Prozessanalyse zeigt somit, welche Probleme organisatorisch gelöst werden müssen und an welchen Stellen digitale Unterstützung sinnvoll ist.
Arztpraxis digitalisieren: So entsteht ein sinnvoller digitaler Zielprozess
Ist der bestehende Ablauf verstanden, kann die Praxis einen verbesserten Zielprozess entwickeln. Er beschreibt, wie der Vorgang künftig möglichst einfach, klar und verlässlich funktionieren soll.
1. Das konkrete Problem bestimmen
Zu Beginn sollte eindeutig formuliert werden, welches Problem gelöst werden soll.
„Wir brauchen eine neue Terminsoftware“ beschreibt bereits eine Lösung. Besser ist ein konkretes Ziel, zum Beispiel: „Wir möchten telefonische Terminrückfragen reduzieren“ oder „Wir möchten Fehlbuchungen vermeiden“.
Je genauer das gewünschte Ergebnis beschrieben ist, desto besser lässt sich später prüfen, ob die gewählte Lösung wirkt.
2. Unnötige Arbeitsschritte entfernen
Bevor Tätigkeiten digitalisiert oder automatisiert werden, sollte geprüft werden, ob sie notwendig sind. Können Schritte entfallen oder zusammengefasst werden? Lassen sich Rückfragen durch bessere Informationen vermeiden? Können Daten direkt dort erfasst werden, wo sie benötigt werden?
Digitalisierung sollte nicht dazu dienen, überflüssige Arbeit lediglich schneller auszuführen.
3. Den Zielprozess beschreiben
Ein guter Zielprozess ist möglichst einfach, enthält wenige Übergaben und bleibt auch bei hohem Arbeitsaufkommen verständlich. Standardfälle sollten schnell bearbeitet werden können. Für regelmäßig auftretende Ausnahmen braucht es klare Regeln.
Nicht jeder denkbare Sonderfall muss im Voraus beschrieben sein. Das Team sollte jedoch wissen, wann es vom Standardprozess abweichen darf und wer in diesem Fall entscheidet.
4. Zuständigkeiten klären
Für jeden Ablauf muss feststehen, wer neue Anfragen prüft, Standardfälle bearbeitet, Sonderfälle entscheidet und den Abschluss kontrolliert.
Eindeutige Zuständigkeiten verhindern, dass Aufgaben liegen bleiben oder mehrfach erledigt werden.
5. Anforderungen an das Tool ableiten
Erst jetzt beginnt die Auswahl einer digitalen Lösung. Aus dem Zielprozess ergeben sich konkrete Anforderungen: benötigte Informationen und Pflichtfelder, Schnittstellen, Benachrichtigungen, Rollen, Berechtigungen, offene Vorgänge und Auswertungen.
Damit sucht die Praxis nicht mehr nach einer Software mit möglichst vielen Funktionen, sondern nach einer Lösung, die den gewünschten Ablauf unterstützt.
6. Lösung testen
Neue Abläufe sollten zunächst in einem überschaubaren Bereich erprobt werden. So zeigt sich früh, ob Regeln funktionieren, Informationen fehlen oder Anpassungen notwendig sind.
Das Ziel ist nicht, sofort einen perfekten Prozess einzuführen, sondern frühzeitig zu lernen und den Ablauf gemeinsam mit dem Team schrittweise zu verbessern.
Welche digitalen Tools können eine Arztpraxis unterstützen?
Welche Anwendung geeignet ist, hängt vom jeweiligen Prozess und den Zielen der Praxis ab. Typische Einsatzfelder sind:
Online-Terminmanagement
Online-Terminbuchungen können Anrufe reduzieren und die Terminvergabe strukturieren. Voraussetzung sind klar definierte Termintypen, Zeiten, Ressourcen und Buchungsregeln. Zudem sollte feststehen, welche Anliegen weiterhin persönlich geklärt werden müssen.
Digitale Patientenaufnahme
Digitale Formulare können Anamnesedaten, Einwilligungen und administrative Angaben vor dem Termin erfassen. Der Nutzen entsteht, wenn die Daten vollständig ankommen und ohne unnötige Mehrfacheingaben weiterverarbeitet werden können.
Digitale Patientenkommunikation
Patientenportale, sichere Nachrichtenkanäle, Rückrufsysteme oder strukturierte Kontaktformulare können Anfragen bündeln. Dafür muss die Praxis festlegen, welcher Kanal für welches Anliegen genutzt wird und wer die Bearbeitung übernimmt.
Digitale Dokumentation
Spracherkennung, strukturierte Vorlagen und intelligente Textbausteine können den Dokumentationsaufwand reduzieren. Vorab sollte geklärt werden, welche Inhalte benötigt werden, wie die Qualität kontrolliert wird und wer Dokumente freigibt.
Aufgaben- und Workflow-Systeme
Digitale Aufgabenlisten können offene Vorgänge, Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsstände sichtbar machen. Sie ersetzen jedoch keine eindeutigen Zuständigkeiten. Eine unklare Aufgabe bleibt auch dann unklar, wenn sie digital weitergeleitet wird.
Grundsätzlich gilt:
Das passende Tool ergibt sich aus dem gewünschten Prozess und nicht umgekehrt.
KI in der Arztpraxis: Wo ist ihr Einsatz sinnvoll?
Künstliche Intelligenz kann Praxen dabei unterstützen, wiederkehrende Aufgaben zu bearbeiten, Informationen zu strukturieren oder Entwürfe zu erstellen.
Mögliche Einsatzfelder sind:
- telefonische Erfassung und Strukturierung von Anliegen,
- Transkription,
- Vorbereitung von Dokumentationen,
- Entwürfe für Arztbriefe,
- Sortierung eingehender Nachrichten,
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben.
Auch hier sollte die Praxis mit dem konkreten Problem beginnen und nicht mit der verfügbaren Technologie. Nur weil eine Aufgabe automatisiert werden kann, entsteht noch kein Nutzen.
Voraussetzungen sind klare Verantwortlichkeiten für die Kontrolle, der Schutz sensibler Daten, ein definierter Umgang mit Fehlern, die Einbindung in bestehende Systeme und ein überprüfbarer Zeitgewinn. Zudem muss das Team wissen, wofür die Anwendung genutzt werden darf.
KI kann einen gut geregelten Prozess wirksam unterstützen. Fehlende Zuständigkeiten, widersprüchliche Regeln oder unnötige Arbeitsschritte kann sie nicht ausgleichen.
Worauf sollte man bei der Auswahl digitaler Lösungen achten?
Eine umfangreiche Funktionsliste sagt wenig darüber aus, ob eine Software zur Praxis passt.
Vor einer Entscheidung sollte das Praxisteam prüfen:
- Löst die Anwendung ein klar definiertes Problem?
- Unterstützt sie den gewünschten Ablauf?
- Gibt es geeignete Schnittstellen zu bestehenden Systemen?
- Entsteht an anderer Stelle zusätzliche Dateneingabe?
- Ist die Bedienung für das Team verständlich?
- Lassen sich Rollen und Berechtigungen sinnvoll abbilden?
- Werden Datenschutz und Informationssicherheit angemessen berücksichtigt?
- Sind Einführung, Support und Schulungen verfügbar?
- Können Standardfälle und regelmäßig auftretende Ausnahmen bearbeitet werden?
- Lassen sich Nutzen und Kosten nach der Einführung überprüfen?
Eine digitale Lösung sollte nicht nur während einer Produktpräsentation überzeugen. Sie muss unter den tatsächlichen Bedingungen des Praxisalltags funktionieren, auch bei hohem Patientenaufkommen, Personalausfällen oder kurzfristigen Änderungen.
Wie gelingt die Umsetzung im Praxisteam?
Digitalisierung verändert nicht nur die Technik, sondern auch die tägliche Zusammenarbeit. Deshalb sollte das Praxisteam frühzeitig einbezogen werden.
Die Mitarbeitenden kennen die tatsächlichen Abläufe, wiederkehrenden Schwierigkeiten und informellen Zwischenlösungen besonders gut. Dieses Wissen ist notwendig, um einen praxistauglichen Zielprozess zu entwickeln.
Für eine erfolgreiche Umsetzung sind mehrere Punkte wichtig:
- Reale Probleme werden gemeinsam mit dem Team aufgenommen.
- Der Nutzen des neuen Ablaufs wird verständlich erklärt.
- Mitarbeitende werden frühzeitig beteiligt.
- Nicht nur die Software, sondern der gesamte Prozess wird geschult.
- Eine feste Ansprechperson begleitet die Einführung.
- Rückmeldungen werden nach dem Start systematisch eingeholt.
- Schwierigkeiten werden genutzt, um den Ablauf zu verbessern.
- Alte Parallelprozesse werden nach einer angemessenen Übergangsphase beendet.
Besonders der letzte Punkt ist entscheidend. Bleiben alte Listen, Papierformulare oder individuelle Ablagen dauerhaft bestehen, entstehen Unsicherheit und doppelte Arbeit.
Das Team muss wissen, welcher Ablauf künftig verbindlich ist. Gleichzeitig braucht es während der Einführung ausreichend Unterstützung, damit Probleme nicht durch neue inoffizielle Zwischenlösungen umgangen werden.
Digitalisierung sollte als konkrete Entlastung erlebt werden und nicht als zusätzliches Projekt, das neben dem normalen Praxisbetrieb bewältigt werden muss.
Woran erkennt man eine erfolgreiche digitale Arztpraxis?
Der Erfolg einer Digitalisierung lässt sich nicht an der Zahl der Programme messen. Entscheidend ist, ob sich die Abläufe für Patienten und Mitarbeitende verbessern.
Mögliche Anzeichen sind weniger Rückfragen und Unterbrechungen, kürzere Bearbeitungszeiten, weniger doppelte Dateneingaben, vollständigere Informationen, klarere Zuständigkeiten, weniger Nacharbeit und eine bessere Planbarkeit.
Welche Kennzahlen geeignet sind, hängt vom Prozess ab.
Bei der Terminvergabe kann beispielsweise geprüft werden, wie viele telefonische Rückfragen entstehen oder wie häufig Termine nachträglich korrigiert werden müssen. Bei digitalen Formularen lässt sich betrachten, wie oft Angaben fehlen und wie viel Zeit für die Weiterverarbeitung benötigt wird.
Eine digitale Arztpraxis ist dann erfolgreich, wenn ihre Abläufe für alle Beteiligten einfacher, transparenter und verlässlicher werden.
Gilt der Ansatz auch für die Digitalisierung einer Tierarztpraxis?
Viele der beschriebenen Grundprinzipien lassen sich auch auf Tierarztpraxen übertragen.
Auch dort sollten zunächst die bestehenden Abläufe im Terminmanagement, bei der Aufnahme, in der Kommunikation, bei der Dokumentation und in der internen Aufgabenverteilung betrachtet werden.
Die konkreten fachlichen und organisatorischen Anforderungen unterscheiden sich. Das Grundprinzip bleibt jedoch gleich:
Erst den Prozess verstehen und verbessern, dann das passende digitale Tool auswählen.
Mit myCASY© die Arztpraxis sinnvoll digitalisieren
Digitalisierung sollte im Praxisalltag spürbar entlasten. Damit das gelingt, müssen digitale Lösungen zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen der Praxis passen.
myCASY© setzt deshalb nicht bei einzelnen Tools an, sondern bei den realen Prozessen im Praxisalltag. Gemeinsam mit dem Praxisteam werden Abläufe betrachtet und Engpässe, Unterbrechungen sowie unnötige Arbeitsschritte sichtbar gemacht.
Auf dieser Grundlage entstehen klare und praxistaugliche Zielprozesse. Erst anschließend wird bewertet, an welchen Stellen digitale Lösungen sinnvoll unterstützen können und welche Anforderungen sie dafür erfüllen müssen.
Das Ziel sind keine zusätzlichen Softwareinseln, sondern stabile Abläufe, die im Praxisalltag funktionieren und das Team nachhaltig entlasten.
Sie möchten Ihre Arztpraxis digitalisieren, wissen aber nicht, an welcher Stelle Sie beginnen sollen? Mit myCASY© analysiert trilogIQa Ihre bestehenden Abläufe, identifiziert Engpässe und entwickelt gemeinsam mit Ihrem Team praxistaugliche Zielprozesse. So entsteht eine belastbare Grundlage für digitale Lösungen, die Ihre Praxis wirklich entlasten.
FAQ
Digitalisierung in der Arztpraxis bedeutet, Arbeitsabläufe mithilfe digitaler Lösungen einfacher, transparenter und verlässlicher zu gestalten. Dabei geht es nicht nur darum, Papier durch Software zu ersetzen. Informationen sollten zuverlässig verfügbar sein, Aufgaben klar zugeordnet werden und unnötige Mehrarbeit entfallen. Typische Bereiche sind das Terminmanagement, die Patientenaufnahme, die Kommunikation, die Dokumentation und die interne Aufgabenverteilung. Entscheidend ist nicht die Zahl der eingesetzten Programme, sondern wie gut die digitalen Lösungen die tatsächlichen Prozesse der Praxis unterstützen.
Digitale Tools bringen allein häufig keine Entlastung, weil sie bestehende Probleme nicht automatisch lösen. Sind Abläufe unklar, Zuständigkeiten nicht geregelt oder Informationen unvollständig, werden diese Schwierigkeiten oft nur in ein digitales System übertragen. Zusätzlicher Aufwand entsteht beispielsweise, wenn Daten mehrfach eingegeben werden müssen oder alte und neue Prozesse parallel bestehen bleiben. Vor der Einführung einer Software sollte deshalb geklärt werden, welches konkrete Problem gelöst werden soll und wie der gewünschte Ablauf künftig funktionieren soll.
Digitale Workflows werden optimiert, indem zunächst der gesamte Ablauf betrachtet und nicht nur ein einzelner Arbeitsschritt digitalisiert wird. Die Praxis sollte prüfen, wo Wartezeiten, Rückfragen, Mehrfacheingaben oder unklare Übergaben entstehen. Anschließend werden unnötige Schritte entfernt, Zuständigkeiten festgelegt und ein klarer Zielprozess beschrieben. Erst daraus sollten die Anforderungen an eine digitale Lösung abgeleitet werden. Wichtig ist außerdem, den neuen Workflow zunächst in einem begrenzten Bereich zu testen und anhand der Rückmeldungen des Teams weiterzuentwickeln.
Digitale Dokumentationslösungen können die Erfassung, Strukturierung und Weiterverarbeitung von Informationen vereinfachen. Dazu gehören beispielsweise Spracherkennung, strukturierte Vorlagen, Textbausteine, Transkriptionslösungen oder KI-gestützte Entwürfe. Welche Anwendung geeignet ist, hängt vom jeweiligen Dokumentationsprozess ab. Vor der Einführung sollte geklärt werden, welche Inhalte benötigt werden, wer die Ergebnisse prüft und wie sie in bestehende Systeme übernommen werden. Eine Lösung ist nur dann hilfreich, wenn sie tatsächlich Zeit spart und nicht an anderer Stelle zusätzlichen Kontroll- oder Übertragungsaufwand erzeugt.
Künstliche Intelligenz kann Praxen vor allem bei wiederkehrenden, informationsintensiven Aufgaben unterstützen. Mögliche Einsatzbereiche sind die Strukturierung eingehender Anfragen, die Transkription, die Vorbereitung von Dokumentationen, Entwürfe für Arztbriefe oder administrative Tätigkeiten. Voraussetzung ist ein klar geregelter Prozess. Es muss festgelegt sein, wer die Ergebnisse kontrolliert, wie mit Fehlern umgegangen wird und wie sensible Daten geschützt werden. Entscheidend ist nicht, ob eine Aufgabe technisch automatisiert werden kann, sondern ob die KI den gesamten Ablauf vereinfacht und einen messbaren Zeitgewinn erzeugt.
Bei Cloud-Lösungen sollten Arztpraxen besonders auf Datenschutz, Informationssicherheit, Zugriffsrechte und eine zuverlässige Datenverfügbarkeit achten. Wichtig sind außerdem klare vertragliche Regelungen, nachvollziehbare Speicherorte, sichere Übertragungswege, Backup- und Wiederherstellungskonzepte sowie geeignete Schnittstellen zur vorhandenen Praxissoftware. Auch die Benutzerfreundlichkeit und der Support im Störungsfall sollten geprüft werden. Die Auswahl sollte nicht allein nach dem Funktionsumfang erfolgen. Entscheidend ist, ob die Lösung zum gewünschten Prozess passt und die besonderen Anforderungen beim Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten erfüllt.
Eine datenschutzkonforme Digitalisierung beginnt mit einer klaren Übersicht darüber, welche Daten in welchem Prozess verarbeitet werden und wer darauf zugreifen darf. Praxen sollten nur die tatsächlich benötigten Daten erfassen, Rollen und Berechtigungen eindeutig festlegen und sichere Übertragungs- sowie Speicherwege nutzen. Auch Verträge mit externen Dienstleistern, Lösch- und Aufbewahrungsregeln, Datensicherungen und der Umgang mit Sicherheitsvorfällen müssen berücksichtigt werden. Da die konkreten Anforderungen von der eingesetzten Lösung und dem jeweiligen Prozess abhängen, sollten Datenschutz und Informationssicherheit frühzeitig in die Auswahl und Gestaltung einbezogen werden.
Die Einführung gelingt besser, wenn das Team frühzeitig beteiligt wird und den Nutzen des neuen Ablaufs versteht. Mitarbeitende sollten ihre Erfahrungen aus dem Praxisalltag einbringen können, da sie viele Probleme und Sonderfälle aus der täglichen Arbeit kennen. Geschult werden sollte nicht nur die Bedienung der Software, sondern der gesamte neue Prozess einschließlich Zuständigkeiten und Ausnahmen. Eine feste Ansprechperson, eine begrenzte Testphase und regelmäßige Rückmeldungen erleichtern die Umsetzung. Nach einer angemessenen Übergangszeit sollten alte Parallelprozesse beendet werden, damit keine dauerhafte Doppelarbeit entsteht.
Eine erfolgreiche Digitalisierung zeigt sich an einfacheren und verlässlicheren Abläufen, nicht an der Zahl der eingesetzten Programme. Mögliche Anzeichen sind weniger telefonische Rückfragen, weniger Unterbrechungen, kürzere Bearbeitungszeiten, vollständigere Informationen und weniger doppelte Dateneingaben. Auch klarere Zuständigkeiten, weniger Nacharbeit und eine höhere Akzeptanz im Team sprechen für eine Verbesserung. Sinnvoll ist es, bereits vor der Einführung festzulegen, welche Kennzahlen betrachtet werden sollen. So lässt sich später überprüfen, ob die digitale Lösung das ursprünglich definierte Problem tatsächlich gelöst hat.
